Guide complet pour organiser un trombinoscope d'entreprise : étapes, logistique et conseils pratiques

Étape 1 — Avant la session : préparer le projet

Définir le périmètre et les objectifs

Avant toute chose, quelques questions simples conditionnent toute l'organisation :

• Combien de collaborateurs doivent être photographiés ? (de 1 à plus de 100 personnes)
• Quels supports de destination ? Site internet, intranet, plaquette, presse, LinkedIn, organigramme interne…
• Y a-t-il une charte graphique à respecter ? Fond de couleur imposé, cadrage particulier, style naturel ou institutionnel ?
• La prise de vue se fait-elle sur un ou plusieurs sites ? Lyon, région ou déplacements en France ?

Plus vous me transmettez d'informations en amont, plus la session est fluide et les résultats conformes à vos attentes. Chaque projet est unique : la préparation est la clé d'un résultat sur-mesure.

Choisir l'espace de prise de vue

Une salle de réunion, un espace de travail dégagé ou même un couloir peuvent suffire. Les critères essentiels :

• Un espace d'environ 3 à 4 m² pour le dispositif (fond + éclairage + sujet)
• Un accès calme pour limiter les interruptions pendant les prises de vue
• De préférence loin des fenêtres pour maîtriser la lumière, ou avec stores disponibles
• Un accès facile pour les collaborateurs, pour ne pas perturber l'activité

Organiser le planning de passage

C'est souvent l'étape la plus chronophage pour les équipes RH ou communication. Voici les volumétries habituelles :

• 5 à 15 personnes → 1 heure, 1 session
• 15 à 30 personnes → 2h à 3h, 1 demi-journée
• 30 à 60 personnes → 1 journée complète ou 2 demi-journées
• 60 à 100 personnes et plus → 2 demi-journées ou sessions réparties sur plusieurs sites, avec la même cohérence visuelle garantie

Conseil pratique : prévoyez 5 à 10 minutes de marge par tranche de 10 personnes pour absorber les imprévus, et désignez un référent interne qui gère la liste d'appel et fait passer les collaborateurs dans l'ordre.

Préparer les collaborateurs en amont

Un brief simple envoyé par e-mail quelques jours avant la session réduit considérablement le stress et améliore les résultats. Ce message doit préciser :

• La tenue recommandée : sobre, en accord avec l'image de l'entreprise (éviter les rayures fines, les logos proéminents, le blanc pur ou le noir total si le fond est clair)
• La durée de passage : environ 5 minutes, pour rassurer les personnes les moins à l'aise
• Le fait qu'ils pourront valider leur portrait à l'écran avant de repartir

Étape 2 — Le jour J : installation du studio et prises de vue

Installation du studio photo mobile

J'arrive 30 à 45 minutes avant le début des prises de vue pour installer le studio. L'installation est rapide et ne perturbe pas l'activité : je me charge de tout. Le dispositif comprend :

• Éclairage professionnel : flashs, softboxes et réflecteurs pour une lumière douce, homogène et flatteuse, sans ombres dures
• Fond photo adapté : blanc, gris, noir ou couleur selon votre charte — ou fond contextuel (environnement de travail) selon vos préférences
• Équipement de prise de vue : boîtier plein format professionnel, objectif portrait pour un rendu naturel du visage sans déformation
• Écran de visualisation : chaque collaborateur voit son portrait immédiatement et peut le valider avant de repartir

Déroulement d'une prise de vue

Voici ce qui se passe concrètement pour chaque collaborateur :

1. Accueil et mise à l'aise — Un échange rapide pour briser la glace. Même les personnes peu à l'aise devant un objectif se détendent rapidement.
2. Cadrage et posture — Je guide la posture, l'orientation du buste, l'inclinaison de la tête. Des ajustements simples qui changent tout au résultat final.
3. Prises de vue — Plusieurs variations (regard direct, légèrement de côté, sourire, expression naturelle) pour disposer du choix.
4. Validation à l'écran — Le collaborateur choisit son portrait ou valide ma sélection. Cette étape est importante pour l'adhésion et évite toute mauvaise surprise.

Garantir la cohérence visuelle entre tous les portraits

C'est l'enjeu central d'un trombinoscope réussi : que tous les portraits — qu'ils soient réalisés le même jour ou lors de plusieurs sessions, sur un ou plusieurs sites — paraissent parfaitement homogènes.

Pour y parvenir, je travaille avec des réglages fixes documentés : même puissance d'éclairage, même fond, même distance focale, même cadrage de référence. Cela me permet de reproduire à l'identique les conditions de prise de vue pour un collaborateur absent le jour J, ou lors d'un déplacement sur un autre site.

Étape 3 — Après la session : retouche et livraison

La retouche professionnelle

Chaque portrait sélectionné fait l'objet d'une retouche individuelle soignée :

• Correction des brillances sur le front ou le nez (fréquentes sous un éclairage studio)
• Uniformisation du teint : colorimétrie, saturation, légère correction des cernes si souhaité
• Suppression des petites imperfections ponctuelles : bouton, marque temporaire…
• Harmonisation d'ensemble : luminosité, couleurs et contraste alignés sur tous les portraits pour une cohérence visuelle parfaite du trombinoscope

La retouche reste légère et naturelle : l'objectif est de valoriser chaque personne, pas de la transformer.

La livraison des fichiers

Les portraits sont livrés via un lien de téléchargement privé, dans les formats adaptés à vos usages :

• Haute résolution pour l'impression et la presse
• Version web optimisée pour votre site internet ou intranet
• Nommage des fichiers par nom de collaborateur sur demande, pour faciliter l'intégration

Les fichiers finaux vous sont livrés sous 5 à 10 jours ouvrés après la session, selon le volume. Une livraison express peut être envisagée sur demande.

Des portraits individuels pour une photo d'équipe harmonieuse

Chaque collaborateur mérite d'être mis en valeur individuellement. Une fois les prises de vue terminées, je peux rassembler ces portraits sur une même image pour créer une photo de groupe cohérente et professionnelle, idéale pour vos supports de communication. Cette approche permet de :

• Garantir un rendu uniforme pour chaque collaborateur, même en cas d'horaires décalés.
• Créer une photo d'équipe harmonieuse, sans contrainte logistique.
• Offrir une flexibilité maximale pour s'adapter à vos besoins.

Vous souhaitez plutôt une photo d'équipe classique ? Je peux également organiser une séance dédiée pour capturer toute votre équipe en une seule prise. Découvrez mes prestations de photo d'équipe et de groupe à Lyon.